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Projeto de Mapeamento dos Processos Finalísticos é iniciado no 1º Cartório Integrado Cível

Texto: Ascom TJBA / Fotos: Nei Pinto

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Seguindo as diretrizes estabelecidas pela Presidência, entre as quais estão a priorização do 1º Grau e a automação dos processos de trabalho, a Secretaria de Planejamento e Orçamento (Seplan), por meio do Escritório de Projetos e Processos Estratégicos (EPPE), iniciou mais uma etapa do projeto de Mapeamento dos Processos Finalísticos.

Em reunião realizada no 1º Cartório Integrado Cível na manhã de terça-feira (10), foi apresentado o Plano de Ação a ser desenvolvido na unidade. A iniciativa consiste em fazer o levantamento dos macroprocessos, desenhar os fluxos existentes, utilizando metodologia apropriada, e identificar pontos que possam ser melhorados nas rotinas de trabalho. A proposta, segundo o Secretário de Planejamento e Orçamento, Pablo Moreira, é ter fluxos de trabalho nos quais esteja clara a forma como as ações devem ser realizadas.

“A gente vem trabalhando com o Escritório de Projetos e Processos e tem verificado uma demanda do Presidente, que reitera, nos seus discursos, sobre a importância do mapeamento dos processos. Ele quer um fluxo bem desenhado, bem definido, para que melhore, para que não fique um fluxo repetitivo, em que você tem retrabalhos”, explicou o Secretário.

A escolha do Cartório Integrado para iniciar as atividades do projeto busca atender também à demanda latente da Presidência no que diz respeito à concentração de esforços na área de 1º Grau. Para desenvolver o trabalho, foram designados os Servidores Ednilda Gomes e Taiane Lucas, da Seplan, e Diogo Caliman, da Diretoria de Primeiro Grau (DPG), liderada pela Servidora Mariana Larangeira, que atua como parceira neste projeto.

“O que a gente pensou, para ficar mais curto o trabalho, mais efetivo, foi fazer uma imersão e o pessoal vivenciar, realmente, a rotina de trabalho, onde ele acontece”, esclareceu Moreira.

O encontro contou com a participação da Juíza Corregedora do 1º Cartório Integrado Cível, Indira Meireles; das Juízas Márcia Gottschald e Lizianni de Cerqueira Monteiro; e dos Juízes Érico Rodrigues Vieira e George James Costa Vieira. Na oportunidade, os Magistrados expuseram suas principais dificuldades e o Coordenador de Projetos e Processos, Pedro Vivas, explanou acerca do desenvolvimento das atividades e da importância da Gestão por Processos.

“Oitenta por cento da estratégia, ela se mobiliza com a execução de projetos. Para vinte por cento, basta mudar os processos de trabalho que você já atinge, efetivamente, aquilo que você deseja em termos estratégicos. Então, não é à toa que a gente está aqui”, afirmou o Coordenador.

De acordo com Vivas, o projeto é pioneiro em termos de Poder Judiciário baiano, fato corroborado pela Juíza Indira Meireles, que afirmou nunca antes ter visto atuações neste sentido. O posicionamento do Tribunal de Justiça da Bahia (TJBA) é novo. Na gestão 2016/2018, a Seplan foi reestruturada, passando a atuar propriamente na estratégia do Tribunal.

Recentemente, o Presidente do TJBA, Desembargador Gesivaldo Britto, preocupado em garantir que a instituição mantenha-se alinhada às diretrizes traçadas, criou a Diretoria de Planejamento Estratégico. Vinculada à Seplan, a nova unidade é liderada pelo Servidor do 1º Grau Alexsandro Silva Santos, graduado em Administração e Direito. Segundo o Diretor, também presente na reunião, o trabalho desenvolvido foca na materialização do planejamento estratégico do TJBA.

“A nossa ideia é fazer com que o planejamento estratégico do Tribunal seja executado principalmente aqui, no 1º Grau”, pontuou.

O Projeto de Mapeamento dos Processos Finalísticos foi integrado ao Portfólio de Projetos Estratégicos 2018-2019 na V Reunião de Análise da Estratégia (RAE), realizada em junho. O mapeamento dos processos possibilita manter a estrutura funcional organizada, melhorando a qualidade dos serviços prestados. Sua realização evitará que problemas oriundos da falta de organização e comunicação entre os diferentes níveis organizacionais prejudiquem o desempenho do TJBA e o alcance de sua missão estratégica, que é assegurar o acesso à justiça.

“O sucesso do trabalho vai ser bom para todo mundo. Vai ser bom para o Judiciário, vai ser bom para o Servidor, vai ser bom para os Magistrados e, principalmente, para os Jurisdicionados, que vão ter uma unidade mais eficiente, de mais qualidade”, garantiu Pedro Vivas.

“Com certeza, tudo o que a gente puder fazer para melhorar, a gente está disposto a fazer”, finalizou a Juíza Indira Meireles.

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