A Coordenação de Gestão de Arquivos (COARQ) é uma unidade administrativa vinculada ao Núcleo de Documentação e Informação (NDI) que tem como principal função a gestão de documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário do Estado da Bahia no exercício de suas atividades.
Para efetuar esta gestão, a COARQ participa de discussões nacionais, sobretudo aquelas ocorridas no âmbito do Programa Nacional de Gestão Documental (PRONAME) e é responsável pela implementação dos instrumentos de gestão documental como o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos que estabelecem, dentre outros aspectos, os prazos de guarda de cada tipo documental definindo, inclusive, sua destinação final: guarda permanente ou descarte.
Além dessas funções, cabe à COARQ orientar todas as unidades judiciárias quantos aos procedimentos de arquivamento e desarquivamento de documentos, propondo ferramentas tecnológicas e diretrizes normativas que contribuam para tornar mais ágeis os serviços prestados por ela.
Como a gestão de documentos não se resume, unicamente, aos procedimentos de arquivamento e desarquivamento de documentos, mas também sua eliminação, quando considerado desnecessários, compete à COARQ acompanhar os trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação Documental do Tribunal de Justiça (CPAD), providenciando o efetivo descarte dos documentos indicados pela referida Comissão.
Sob a gestão da COARQ encontra-se, ainda, o acompanhamento da execução do contrato para restauração de livros cartorários sob demanda da Corregedoria Geral da Justiça e das Comarcas do Interior.
Para melhor visualização das competências exclusivas da COARQ, segue abaixo as diretrizes estabelecidas pelo artigo 57 do Regimento dos órgãos auxiliares e de apoio administrativo da justiça.
Conforme descrito no citado regimento, compete à COARQ:
I. Proceder à gestão documental no âmbito do Poder Judiciário;
II. Orientar todas as Unidades quanto aos procedimentos de envio e guarda de documentos para arquivamento corrente, intermediário e permanente; 39
III. Coordenar e controlar o recebimento, envio e guarda no arquivo permanente de processos judiciais, administrativos e documentos diversos;
IV. Proceder à avaliação e aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos;
V. Orientar e controlar o recebimento e envio de documentações ao Memorial do Poder Judiciário;
VI. Controlar os documentos arquivados em microfilmes;
VII. Proceder ao arquivamento dos microfilmes no arquivo de segurança;
VIII. Prestar informações contidas em documentos microfilmados;
IX. Orientar e acompanhar a digitalização de processos administrativos e documentos no âmbito deste Poder;
X. Executar e gerenciar os contratos afins a sua área de atuação;
XI. Coordenar, orientar e controlar o plano de arquivamento/desarquivamento, e transferência de todos os documentos do Poder Judiciário;
XII. Elaborar relatórios periódicos sobre as atividades realizadas; e
XIII. Exercer outras atividades pertinentes ou que lhe forem delegadas.
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