Os instrumentos da gestão documental
A constante preocupação com a crescente produção de documentos no âmbito do Poder Judiciário do Estado da Bahia, aliada à necessidade do órgão em se alinhar às diretrizes nacionais estabelecidas pelo Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – PRONAME, em decorrência da Recomendação nº 37/2011 do CNJ, levou à publicação da Resolução nº 02, de 20 de fevereiro de 2013 e do Decreto Judiciário nº 162, de 11 de março de 2013.
A instituição destes instrumentos, que corroboram com as práticas de gestão de documentos em andamento no âmbito deste Tribunal, regulamenta o Programa de Gestão Documental deste TJBA e norteia a organização, sistematização e controle da produção, trâmite e descarte dos documentos produzidos no exercício de suas atribuições jurisdicionais e administrativas.
É a partir destes instrumentos que o TJBA estabelece, dentre outros pontos, os prazos de guarda de cada tipo documental definindo, inclusive, sua destinação final: guarda permanente ou descarte.
O Programa de Gestão Documental proporciona ao TJBA um melhor aproveitamento dos espaços físicos das unidades judiciárias e administrativas, uma efetiva avaliação dos documentos e mapeamento daqueles históricos e uma eficiente aplicação dos recursos financeiros.
Para garantir a melhor implementação das políticas de gestão documental, o Núcleo de Documentação e Informação, através de sua Coordenação de Gestão de Arquivos, disponibiliza, a seguir, um conjunto de documentos que orientam os servidores em suas práticas de arquivamento, desarquivamento e preservação de documentos.
Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração do Poder Judiciário– PCTTDA
Classe 2 – Apoio a atividade forense
Tabelas de Temporalidade de Documentos Unificados do Poder Judiciário –(TTDU)
Manual de aplicação do Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade Documental
Tabela de Temporalidade de Documentos dos Cartórios Extrajudiciais